Wird diese Nachricht nicht richtig dargestellt, klicken Sie bitte hier.
load images

Newsflash 9. März 2016

>> Fokusthema: Transparenzanforderungen HV 2016 – Berücksichtigung der Anforderungen institutioneller Anleger und Stimmrechtsberater im Zusammenhang mit der Hauptversammlung
>> Individueller Praxisworkshop zur EU-Marktmissbrauchsregulierung: Wissen, Handlungsempfehlungen, Bußgelder vermeiden


Fokusthema: Transparenzanforderungen HV 2016 – Berücksichtigung der Anforderungen institutioneller Anleger und Stimmrechtsberater im Zusammenhang mit der Hauptversammlung

Die Hochphase der HV-Vorbereitung 2016 läuft, die Erstellung der Tagesordnung, oder zumindest die Zusammenstellung der einzelnen Tagesordnungspunkte, ist nahezu abgeschlossen. Jetzt gilt es, die Vorhaben mit den Transparenzanforderungen institutioneller Anleger und Stimmrechtsberater in Einklang zu bringen. Denn nur bei Beachtung der vielfältigen und mitunter sehr detaillierten Vorstellungen dieser einflussreichen Multiplikatoren ist sichergestellt, dass unliebsame Überraschungen in Form von Ablehnungsempfehlungen und NEIN-Stimmen vermieden werden.

Veröffentlichung von Lebensläufen von Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern bzw. Kandidaten für die Wahlen zum Aufsichtsrat auf der Internetseite des Unternehmens
Für die Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat sowie bei Aufsichtsratswahlen fordern Stimmrechtsberater und institutionelle Investoren die Veröffentlichung verschiedener Detailinformationen zu den bestehenden oder potentiellen Organmitgliedern. Auf diesem Weg soll für die Aktionäre eine Beurteilung der persönlichen und fachlichen Qualifikation sowie eventueller Interessenskonflikte der bestehenden oder potentiellen Organmitglieder ermöglicht werden. Unter anderem wird eine ganzjährige Verfügbarkeit aussagekräftiger Lebensläufe der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats auf der Internetseite des Unternehmens erwartet. Im Falle von Wahlen sollen ausführliche, für die Wahl relevante Lebensläufe der zu wählenden Kandidaten verfügbar sein.  

Diese Lebensläufe sollten dabei Angaben umfassen wie das Geburtsjahr bzw. Alter der Organmitglieder, den Zeitpunkt der Erstbestellung bzw. detaillierte Angaben zu bisherigen Amtsperioden der einzelnen Organmitglieder, Angaben zur Ausbildung und zum Werdegang im und außerhalb des Unternehmens, Nennung aller weiteren Mandate bei sonstigen in- und ausländischen Unternehmen unter Angabe der Funktion (z.B. Aufsichtsrat, Geschäftsführer, Vorsitzender etc.) und ob eine etwaige Börsennotierung der entsprechenden Unternehmen besteht. Darüber hinaus sind Konzernverflechtungen ebenso offenzulegen wie (potentielle) Interessenkonflikte. Schließlich ist das für Environmental Social Governance (ESG)-Fragen zuständige Vorstandsmitglied zu benennen. 

Diese Angaben dienen unter anderem der Beurteilung der Berücksichtigung der für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats konkret benannten Ziele gemäß Ziffer 5.4.1 DCGK bei Aufsichtsratswahlen in Hinblick auf die persönliche und fachliche Qualifikation sowie die zeitliche Verfügbarkeit für die Amtsausübung.  

Angemessene Unabhängigkeit des Aufsichtsrats als Gesamtgremium – Unabhängigkeit einzelner Mitglieder des Aufsichtsrats
Um den Aufsichtsrat als Gesamtgremium im Hinblick auf eine ausreichende und angemessene Unabhängigkeit bzw. die (Un-)Abhängigkeit einzelner Aufsichtsratsmitglieder bzw. Wahlkandidaten für den Aufsichtsrat beurteilen zu können, ist in Anlehnung an Ziffer 5.4.1 DCGK zu empfehlen, die persönlichen und geschäftlichen Beziehungen eines jeden Aufsichtsratsmitglieds bzw. Kandidaten zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft und einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär sowie die Existenz (potentieller) Interessenskonflikte offenzulegen. Gemäß Ziffer 5.4.2 DCGK ist ein Aufsichtsratsmitglied insbesondere dann nicht als unabhängig anzusehen, wenn es in einer persönlichen oder einer geschäftlichen Beziehung zu der Gesellschaft, deren Organen, einem kontrollierenden Aktionär oder einem mit diesem verbundenen Unternehmen steht, die einen wesentlichen und nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikt begründen kann. Dem Aufsichtsrat sollen auch nicht mehr als zwei ehemalige Mitglieder des Vorstands angehören. Aufsichtsratsmitglieder sollen auch keine Organfunktion oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens ausüben. Gemäß den Abstimmungsgrundsätzen des BVI ist darüber hinaus ein Langzeit-Aufsichtsratsmitglied, das in dieser Funktion bereits mehr als 12 Jahre tätig ist, nicht als unabhängig anzusehen. Im Übrigen soll der Aufsichtsrat gemäß Ziffer 5.5.3 DCGK in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren.

Grenzen für Mandatshäufungen – Ab wann liegt ein sogenanntes Overboarding vor
Ein besonderes Augenmerk liegt auf der Zahl der Mandate, schließlich gilt gemäß Ziffer 5.4.5 DCGK: Wer dem Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft angehört, soll insgesamt nicht mehr als drei Aufsichtsratsmandate in konzernexternen börsennotierten Gesellschaften oder in Aufsichtsgremien von konzernexternen Gesellschaften wahrnehmen, die vergleichbare Anforderungen stellen. Hier muss aber zwingend berücksichtigt werden, dass die einzelnen Stimmrechtsberater (BVI, ISS, Glass & Lewis etc.) zum Teil unterschiedliche Grenzen zur Beurteilung des Themas „Overboarding“ verwenden. So sehen die Bestimmungen des BVI für Vorstände bis zu drei Mandate als zulässig vor, wobei der Vorsitz doppelt zählt. Es darf dabei keine weiteren exekutiven Tätigkeiten in konzernexternen Gesellschaften geben. Für Aufsichtsräte bzw. Wahlkandidaten liegt demnach das Maximum bei bis zu fünf Mandaten für non-exekutive Aufsichtsräte und bis zu drei Mandaten für exekutive Aufsichtsräte, wobei der Vorsitz doppelt zählt. Glass Lewis & Co setzt die Grenzen leicht anders. Sie liegen bei Vorständen bei bis zu zwei Mandaten, der Vorsitz zählt dabei doppelt, und bei Aufsichtsräten bzw. Wahlkandidaten bei bis zu fünf Mandate für non-exekutive Aufsichtsräte bzw. bis zu zwei Mandate für exekutive Aufsichtsräte. Auch hier zählt der Vorsitz doppelt. Gemäß der „neuen“ Ziffer 5.4.1 DCGK soll sich der Aufsichtsrat für seine Vorschläge zur Wahl neuer Aufsichtsratsmitglieder an die Hauptversammlung bei dem jeweiligen Kandidaten vergewissern, dass er den zu erwartenden Zeitaufwand aufbringen kann. Es ist davon auszugehen, dass die Frage, wie dieser Vorgang erfolgt ist, für die HV-Saison 2016 zu einer der Standardfragen werden wird.

Berichterstattung über die Teilnahme an Aufsichtsrats- und Ausschusssitzungen
Im Hinblick auf die Entlastung des Aufsichtsrats bzw. bei Kandidaten, die sich zur Wiederwahl in den Aufsichtsrat stellen, wird eine umfassende individualisierte Berichterstattung über die Anwesenheit von Aufsichtsratsmitgliedern in Aufsichtsrats- und Ausschusssitzungen erwartet. Dabei sind unter anderem auch die Bestimmungen des DCGK Ziffer 5.4.7 zu beachten: „Falls ein Mitglied des Aufsichtsrats in einem Geschäftsjahr nur an der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats und der Ausschüsse, denen er angehört, oder weniger teilgenommen hat, soll dies im Bericht des Aufsichtsrats vermerkt werden.“

Angaben zur Unabhängigkeit des Wirtschaftsprüfers
Ein weiterer Schwerpunkt der Transparenzanforderungen stellen Angaben dar, mit denen eine Einschätzung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers vorgenommen werden kann. Im Einzelnen wird die ausdrückliche und namentliche Nennung des leitenden verantwortlichen Abschlussprüfers unter Angabe, seit wann der verantwortliche Abschlussprüfer bestellt ist, im Geschäftsbericht gefordert. Die indirekte Nennung des verantwortlichen Abschlussprüfers über den Bestätigungsvermerk reicht nicht aus. Auch Informationen über weitere Beratungstätigkeiten (neben der Prüfungstätigkeit) der Prüfungsgesellschaft und die Höhe des jeweiligen Beratungshonorars für sogenannte „Non-Audit Fees“ bzw. eine Negativerklärung sind auszuweisen. Falls die „Non-Audit Fees“ die Prüfungsgebühren wiederholt oder unverhältnismäßig übersteigen, ist dies angemessen zu begründen. Und schließlich muss im Fall des Wechsels des Wirtschaftsprüfers eine Begründung für den Wechsel erfolgen. Im Zusammenhang mit der Reform der Abschlussprüfung, die ab 17. Juni 2016 gelten wird, ist die neu eingeführte „externe Rotation“ des Abschlussprüfers zu beachten. Demnach muss die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft grundsätzlich nach zehn Jahren rotieren; erfolgt eine öffentliche Ausschreibung, kann die bestehende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für weitere zehn Jahre beibehalten werden. Dies gilt demnach für alle Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, denen das erste Prüfungsmandat für ein Geschäftsjahr, das zwischen dem 16. Juni 2004 und dem 17. Juni 2006 endet, erteilt wurde. Angaben, seit wann die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für die Gesellschaft als Abschlussprüfer tätig ist, sind demnach empfehlenswert.

Sonstige Transparenzanforderungen
Neben diesen thematischen Schwerpunkten bestehen seitens der institutionellen Investoren und Stimmrechtsberater eine Reihe weiterer Transparenzanforderungen zu denen insbesondere die Verfügbarkeit der Satzung auf der Website, die Offenlegung der individualisierten Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat, Angaben zur namentlichen Besetzung der Ausschüsse, die Veröffentlichung der regelmäßigen Altersgrenze für Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder sowie die Begründung von vorgeschlagenen Satzungsänderungen zählen. Bei Kapitalmaßnahmen und Vorratsbeschlüssen gilt darüber hinaus noch zu beachten, dass eine Angabe der Höhe des gesamten noch vorhandenen Reservekapitals sowie dessen prozentualer Anteil am Grundkapital erwartet wird und im Fall des Bezugsrechtsausschluss, alle Bezugsrechtsausschlüsse – mit Ausnahme des Ausgleichs von Spitzenbeträgen - grundsätzlich kumulativ zu betrachten sind und auch hier eine entsprechende Angabe hilfreich ist.



Individueller Praxisworkshop zur EU-Marktmissbrauchsregulierung: Wissen, Handlungsempfehlungen, Bußgelder vermeiden

Ab dem 3. Juli 2016 müssen auch Emittenten von Aktien oder Anleihen im Freiverkehr verpflichtend bei kursrelevanten Sachverhalten Ad-hoc-Meldungen sowie Directors‘ Dealings veröffentlichen, umfangreiche Insider- und Directors‘-Listen führen und viele Vorgänge zu ihrer eigenen Absicherung dokumentieren. Denn dann tritt die EU-Marktmissbrauchsregulierung in Kraft. Sind Sie schon darauf vorbereitet? Kennen Sie Ihre neuen Verpflichtungen im Detail? Haben Sie die dafür erforderlichen personellen und organisatorischen Vorkehrungen bereits umgesetzt?

Damit Ihr Unternehmen und Sie persönlich optimal auf die umfangreichen Neuerungen, die sich aus der EU-Marktmissbrauchsregulierung ergeben, vorbereitet sind, bieten wir Ihnen eine kompakte und praxisnahe Schulung der IR-Verantwortlichen direkt in Ihrem Hause an. Für weitere Informationen sprechen Sie uns bitte direkt an.


Ihre Ansprechpartner

München                              
Düsseldorf
Thomas Wagner
T +49 89 889 6906 15
E Thomas.Wagner@better-orange.de

Michael Werneke
T +49 211 387 355 46
E Michael.Werneke@better-orange.de
Herausgeber

Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München

© Better Orange IR & HV AG. Eine elektronische Verbreitung oder Kopie ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung erlaubt. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der in diesem Newsletter enthaltenen Informationen wird keine Haftung übernommen. Die Informationen dienen lediglich als Hinweise und bedürfen einer individuellen Auslegung.


Wenn Sie diese E-Mail nicht mehr empfangen möchten, können Sie diese hier kostenlos abbestellen.

Better Orange AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland


info@better-orange.de
www.better-orange.de